20 Gmail-Funktionen, um die Post schneller zu verwalten

Optimieren Sie Ihr Gmail-Erlebnis durch einfache Anpassungen. Erfahren Sie, wie Sie Tabs deaktivieren, wichtige E-Mails hervorheben und Ihre Privatsphäre schützen, um produktiver zu arbeiten.

Wir sind alle müde, die rote Benachrichtigung zu erhalten, dass der Speicherplatz bei Google Drive fast voll ist. Oder uns nach Tagen zu wundern, dass die E-Mail eines Kunden oder eines Freundes im Tab "Werbung" gelandet ist, zusammen mit unzähligen Rabatten von Geschäften, die uns nicht interessieren. Gmail ist darauf ausgelegt, einfach zu sein, aber genau aus diesem Grund sind viele der nützlichsten Funktionen in Menüs versteckt, die niemand je öffnet. Wir haben Stunden damit verbracht, durch die Einstellungen zu stöbern, um herauszufinden, wie wir ein chaotisches Postfach in ein Werkzeug verwandeln können, das für uns arbeitet, anstatt uns zu verfolgen. Hier ist, wie wir alles aufgeräumt haben und welche Optionen wir aktiviert haben, um nichts mehr zu verpassen.

Das problem der tabs und wie man die komplette kontrolle zurückgewinnt

Grundsätzlich unterteilt Gmail die Nachrichten in Wichtig, Sozial und Werbung. Das scheint praktisch, aber in Wirklichkeit ist es, als hätte man einen Butler, der entscheidet, was wir lesen sollten und was nicht, oft mit Fehlern. Eine Arbeits-E-Mail, die über ein automatisches System gesendet wird, landet in Werbung und verschwindet aus unserer Sicht.

Um das Problem zu lösen, ist es ratsam, dieses System zu deaktivieren und eine ehrlichere Ansicht zu verwenden. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, gehen Sie zu "Alle Einstellungen anzeigen" und suchen Sie das Tab "Posteingang". Hier wählen wir statt "Standard" Prioritäts-Posteingang. Dadurch werden nur ungelesene Nachrichten und die Nachrichten, die wir mit einem Stern markiert haben, oben angezeigt. Der Rest rutscht nach unten.

Wenn wir ein noch klassischeres Postfach-Erlebnis wünschen, können wir das Lesefenster aktivieren (immer vom Zahnrad oben). Dies ermöglicht es uns, den Inhalt einer E-Mail in einem Seitenfenster zu lesen, ohne ständig aus der Nachrichtenliste heraus- und hineinzuklicken. Für diejenigen, die die Schaltflächensymbole als unklar empfinden, können wir in den allgemeinen Einstellungen die "Schaltflächenbeschriftungen" ändern, um den Text anstelle der Icons anzuzeigen.

Schließlich, wenn eine Konversation störend wird, verwenden wir die Funktion Ignorieren (im Drei-Punkte-Menü der Nachricht): Es ist wie das Stummschalten einer WhatsApp-Gruppe, der Nachrichtenfluss wird nicht mehr bei jeder Antwort nach oben gedrängt.

Die zeitmaschine und die geschwindigkeit der antwort

Es ist jedem schon einmal passiert, dass er auf "Senden" klickte und einen Sekunden später merkte, dass er den Anhang vergessen hat. Gmail hat eine Funktion zum Rückgängig machen des Sendens, aber standardmäßig ist sie auf 5 Sekunden eingestellt, was fast nutzlos ist. Wenn wir zu den allgemeinen Einstellungen gehen, können wir unter "Rückgängig machen" den Schieberegler auf 30 Sekunden verschieben. Das ist ein Spielraum, der alles verändert, denn die Nachricht verbleibt für eine Art "Wartezimmer", bevor sie wirklich gesendet wird. Wenn Sie mehr erfahren möchten, haben wir einen speziellen Leitfaden über die Möglichkeiten zum Rückgängig machen einer E-Mail geschrieben.

Für Vielschreiber sind die Tastenkombinationen die einzige Möglichkeit, nicht verrückt zu werden. Beispielsweise öffnet das Drücken der Taste C sofort eine neue Nachricht. Wenn Sie sich die Tasten nicht merken können, drücken Sie einfach Shift + ?, um die vollständige Liste aller verfügbaren Kombinationen anzuzeigen.

Wenn wir häufig dieselben Dinge schreiben, wie Anweisungen für das Büro, können wir die Vorlagen verwenden. Gehen Sie einfach zu Einstellungen > Erweitert und aktivieren Sie die "Vorlagen". Einmal aktiviert, können wir Standardantworten speichern und sie mit zwei Klicks abrufen, ohne das gewohnte und langweilige Kopieren und Einfügen aus alten E-Mails.

Auf dateiensuche und tiefere reinigung

Der Speicherplatz von Gmail wird mit Google Fotos und Drive geteilt. Wenn das Postfach voll ist, hören wir auf, E-Mails zu empfangen. Bevor wir ein Abonnement bezahlen, sollten wir eine gezielte Säuberung durchführen und nach den "Schwergewichten" suchen.

Geben Sie in die Suchleiste size:10m ein, um die schwersten Nachrichten über 10 Megabyte zu finden. Ein Trick für diejenigen, die Tausende von E-Mails löschen müssen, ist, sich nicht nur auf die 50 Nachrichten der Seite zu beschränken, sondern auf den gelben Link oben zu klicken: Alle Konversationen auswählen, die dieser Suche entsprechen. Nur so lassen sich Tausende von alten E-Mails auf einmal löschen. Für die Details, hier ist, wie alte E-Mails in Gmail und die größten Anhänge wiederzufinden.

Die enthüllung, wem wir unsere daten verkaufen und die verwaltung der privatsphäre

Wenn wir uns auf einer Website registrieren, landet die E-Mail-Adresse oft in Datenbanken, die verkauft werden...

terzi. Um herauszufinden, wer unser Vertrauen verraten hat, verfolgen wir die Route von 247ComputerSupports, indem wir den Trick mit dem Pluszeichen und den Punkten verwenden.

Gmail hat zwei Geheimnisse bezüglich der Adressen: Erstens, Punkte werden komplett ignoriert. [email protected] ist dasselbe wie [email protected]. Zweitens, alles, was wir nach einem +-Symbol schreiben, wird ebenfalls ignoriert. Registrieren wir uns auf einer Webseite mit [email protected], kommt die E-Mail dennoch zu uns. Wenn wir jedoch anfangen, Spam auf dieser speziellen Adresse zu erhalten, wissen wir genau, wer unsere Daten verkauft hat. In diesem Fall können wir den Empfang unerwünschter E-Mails blockieren, indem wir einen Filter erstellen, der alles in den Papierkorb verschiebt.

Zur Sicherheit empfehlen wir, in den Einstellungen die Option Vor dem Anzeigen externer Bilder fragen zu aktivieren. Das verhindert, dass Absender wissen, ob wir die E-Mail durch kleine unsichtbare Bilder (Tracking-Pixel) geöffnet haben. Außerdem können wir, wenn wir einen öffentlichen PC benutzt haben, von überall abmelden: einfach auf der Gmail-Seite nach unten scrollen und auf "Details" (unter der letzten Aktivität des Kontos) klicken, um alle aktiven Sitzungen auf anderen Geräten zu schließen.

Organisation und produktivität

Gmail verwendet keine Ordner, sondern Labels. Wir können Nachrichten einfach organisieren, indem wir die E-Mail mit der Maus über das gewünschte Label in der linken Spalte ziehen. Wenn wir mehrere Konten verwalten müssen, können wir Gmail so einstellen, dass es E-Mails von einer anderen E-Mail-Adresse sendet, sodass alles an einem Ort zentralisiert wird.

Für die Nutzer der iOS-App gibt es einen schnellen Trick: Wir können eine Nachricht von einem Gmail-Konto zu einem anderen (oder zu einem IMAP-Konto) verschieben, indem wir die Funktion "Verschieben" verwenden, nachdem wir die E-Mails im Bearbeitungsmodus ausgewählt haben. Das ist äußerst nützlich, wenn wir unsere Daten migrieren oder die E-Mails zwischen Arbeit und Privatleben aufteilen. Wenn wir die Verwaltung des Postfachs mit einem Kollegen teilen möchten, ohne ihm das Passwort zu geben, können wir die Funktion zur Teilen eines Gmail-Accounts in "Konten und Import" nutzen.

Um nicht die To-Dos zu vergessen, können wir eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln. Einfach den Text markieren, im Menü "Mehr" oben klicken und Aufgabe hinzufügen auswählen. Die Nachricht wird zu einer Erinnerung in Google Tasks, die direkt im Kalender integriert ist.

Apps zur erweiterung der mail

Wenn die Standardoberfläche nicht ausreicht, gibt es Tools, die professionelle Funktionen hinzufügen, ohne die Dinge unnötig zu komplizieren.

Shortwave ist ideal für diejenigen, die Hunderte von E-Mails erhalten. Es verwandelt Gmail in etwas Ähnliches wie einen Chat, indem es die Nachrichten nach Thema gruppiert und schnelle Zusammenfassungen längerer Gespräche ermöglicht.

Right Inbox ist für diejenigen, die wissen möchten, ob die E-Mail gelesen wurde. Es fügt eine Benachrichtigung hinzu, die uns informiert, wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, und ist äußerst nützlich, um automatische Erinnerungen festzulegen.

Mailbird ist ein Programm, das auf dem PC installiert wird. Es ist perfekt für diejenigen, die 3 oder 4 verschiedene Konten verwalten und alle auf einem einzigen Bildschirm sehen möchten, ohne zwischen Tabs zu wechseln.

Andere nützliche dinge, die oft vergessen werden

• Offline-Nutzung: In den Einstellungen, unter dem Punkt "Offline", können wir das Lesen von E-Mails ohne Internet aktivieren. Nützlich im Flugzeug; die Antworten werden gesendet, sobald wir wieder online sind. Für Details, hier ist, wie man Gmail-E-Mails offline liest.
• E-Mail verschieben: Durch Klicken auf das Uhrensymbol über einer Nachricht können wir sie verschwinden lassen und später zu einem günstigeren Zeitpunkt wieder in den Posteingang holen.
• Archiv vs. Papierkorb: Eine E-Mail zu archivieren bedeutet nicht, sie zu löschen. Sie entfernt die Nachricht nur aus der Hauptansicht, behält sie aber gespeichert. Wenn wir sie löschen, verschwindet sie nach 30 Tagen für immer.

Nach Jahren des Kampfes mit Erinnerungen über vollen Speicher und der Suche nach E-Mails, die unter Bergen von Newslettern begraben sind, habe ich erkannt, dass der einzige Weg, um mit Gmail nicht verrückt zu werden, darin besteht, die automatischen Einstellungen nicht zu vertrauen. Mein Rat.

Es ist eine Leidenschaft, eine Stunde am Samstag mit der size: zu verbringen und die Kategorie-Tabs zu deaktivieren. Es scheint eine langweilige Aufgabe zu sein, aber das Gefühl, die Post zu öffnen und nur das zu sehen, was wirklich wichtig ist, ohne das Hintergrundgeräusch von Aktionen, ist unbezahlbar.

Weniger Ablenkungen bedeuten mehr Zeit für andere Dinge.