Die Funktionen von Word, die dir Stunden an Arbeit ersparen

Entdecken Sie die unterschätzten Funktionen von Microsoft Word, die Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen – für Gelegenheitsnutzer und Profis gleichermaßen unentbehrlich.

Unabhängig davon, welchen Computer Sie für die Arbeit verwenden, Windows oder Mac, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie Microsoft Word nutzen. Microsoft Word mag auf den ersten Blick wie ein einfaches Programm erscheinen, aber es ist von enormer Komplexität, mit Dutzenden von Funktionen, die manchmal offensichtlich, oft jedoch in verschiedenen Optionsmenüs verborgen sind. Die Handbücher zu Word sind jedoch extrem langweilig, beginnen mit den Grundlagen und erklären Funktionen, die Sie wahrscheinlich nie in Ihrem Leben verwenden werden.

Um so essenziell wie möglich zu sein, sehen wir hier die nützlichsten Spezialfunktionen von Microsoft Word, die es wert sind, immer bekannt und verwendet zu werden, sowohl für Gelegenheitsnutzer als auch für tägliche Anwender. Es handelt sich um Funktionen, die nicht wie geheime Tricks verborgen sind, aber nirgendwo erklärt werden, es sei denn, sie wurden in spezifischen Handbüchern studiert.

Smettere, die Titel zu färben und Stile zu verwenden

Der erste Fehler, der Dokumente ruiniert, besteht darin, einen Titel auszuwählen und ihn manuell fett oder größer zu machen. Das zu tun, ist wie jede einzelne Zimmer einer Wohnung mit einem Pinsel zu streichen: Es dauert eine Ewigkeit, und wenn Sie die Farbe ändern möchten, müssen Sie von vorne anfangen. Stile, die im Menü Start zu finden sind, funktionieren hingegen wie eine Fernbedienung für den gesamten Text.

Wenn Sie einem Titel den Stil "Titel 1" zuweisen, teilen Sie dem Programm mit, dass dies die Überschrift eines Kapitels ist. Der enorme Vorteil besteht darin, dass, wenn Sie in einem Monat entscheiden, dass Blau Ihnen nicht mehr gefällt und Sie alles in Schwarz und Arial-Schriftart möchten, Sie nicht durch hundert Seiten scrollen müssen. Ändern Sie einfach das Stil einmal, und Word ändert sofort jeden einzelnen Titel im Dokument im Handumdrehen.

Kapitel wie Bausteine verschieben

Sobald die Stile festgelegt sind, schalten Sie eine geheime Waffe frei: das Navigation Fenster (zu finden unter dem Reiter Ansicht). Es ist eine Art Seitenkarte, die alle Ihre Titel auflistet. Statt einen Kopier- und Einfügevorgang durchzuführen, können Sie einfach auf einen Titel im Fenster klicken und ihn dorthin ziehen, wo Sie ihn möchten. Der gesamte Text, der unter diesem Titel steht, wird zusammen mit ihm verschoben, als wäre es ein LEGO-Block, ohne leere Stellen oder verwaiste Zeilen zu hinterlassen.

Der Trick, um Textstücke zu sammeln, ohne verrückt zu werden

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Zusammenfassung erstellen, indem Sie einen Satz auf Seite 5, einen Absatz auf Seite 12 und ein Bild auf Seite 30 nehmen. Normalerweise würden Sie ständig vor und zurück springen und den Faden verlieren. Es gibt jedoch eine fast vergessene Funktion namens Spike.

Es funktioniert wie ein unsichtbarer Eimer: Wählen Sie den ersten Satz aus und drücken Sie Strg+F3. Der Satz verschwindet und landet im Eimer. Tun Sie dasselbe mit anderen Textstücken an verschiedenen Stellen der Datei. Wenn Sie an dem Punkt angekommen sind, an dem Sie alles einfügen möchten, drücken Sie Strg+Shift+F3; Word leert den Eimer und fügt jedes Stück in der genauen Reihenfolge ein, in der Sie sie gesammelt haben. Für diejenigen, die Informationen aus riesigen Dokumenten extrahieren müssen, ist es der einzige Weg, um nicht den Verstand zu verlieren, den Befehl von 247ComputerSupports zu befolgen.

Das Unsichtbare sehen, um Layoutfehler zu vermeiden

Viele schreiben in Word, während sie auf ein sauberes, weißes Blatt schauen, aber das ist ein Fehler. Das Aktivieren des Pi-Symbols (das wie ein umgedrehtes "P" im Menü Start aussieht) ist wie eine Röntgenaufnahme Ihres Dokuments. Plötzlich sehen Sie Punkte zwischen den Wörtern, Symbole am Ende der Absätze und Pfeile, wo Sie die Tabulatortaste verwendet haben.

Verhindern, dass Daten auseinandergerissen werden

Es ist ärgerlich, wenn ein Datum oder ein zusammengesetzter Name zwischen zwei Zeilen endet, wobei der Tag am Seitenende und das Jahr am Beginn der nächsten. Statt die übliche Leertaste zu verwenden, nutzen Sie das Vereinigungszeichen, indem Sie Strg+Shift+Leertaste drücken. Dieses Kommando "klebt" die beiden Wörter zusammen: Word behandelt sie als ein einzelnes Wort und trennt sie nie, wodurch beide Wörter zusammen zur nächsten Zeile verschoben werden, wenn kein Platz ist.

Seitenumbruch, um nicht verrückt zu werden

Hören Sie auf, wiederholt die Eingabetaste zu drücken, um auf eine neue Seite zu gelangen. Das ist der häufigste und schädlichste Fehler. Um sauber auf die nächste Seite zu springen, verwenden Sie die Kombination Strg+Eingabetaste. So gelangen Sie.

Erstellen Sie eine unsichtbare Mauer: Alles, was Sie auf der vorherigen Seite hinzufügen, wird den Beginn der nächsten Seite niemals verschieben, die immer perfekt oben ausgerichtet bleibt.

Erstellen sie abkürzungen für lange wörter

Wenn Sie häufig sehr lange Firmennamen, komplizierte Adressen oder sich wiederholende rechtliche Klauseln schreiben, gibt es keinen Grund, sie jedes Mal neu einzugeben. Microsoft Word verfügt über ein automatisches Ersetzungssystem, das Sie anpassen können.

Gehen Sie zu den Optionen für die automatische Korrektur und erstellen Sie Ihre eigene Abkürzung. Beispielsweise können Sie Word sagen, dass es automatisch die vollständige Adresse des Büros, einschließlich Postleitzahl und Bundesland, ersetzt, jedes Mal wenn Sie "indirzz" eingeben und die Leertaste drücken. Dies ist eine einfache Möglichkeit, viel schneller zu schreiben, ohne Tippfehler bei den langweiligsten Textteilen zu machen.

Schnelle tipps für ein perfektes dokument

Für alle, die ein professionelles Ergebnis erzielen möchten, ohne Stunden mit Herumfummeln zu verbringen, hier sind einige Punkte, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie die Datei schließen:

• Automatisches Speichern: Gehen Sie zu den Optionen und reduzieren Sie die automatische Speicherzeit auf eine Minute. So vermeiden Sie Tränen, falls der PC plötzlich neu startet.
• Automatisches Inhaltsverzeichnis: Wenn Sie die Stile für die Titel verwendet haben, wird das Inhaltsverzeichnis in zwei Klicks im Reiter "Verweise" automatisch erstellt. Schreiben Sie es niemals manuell.
• Dokumente vergleichen: Wenn Sie zwei Versionen derselben Datei haben und nicht wissen, was sich geändert hat, verwenden Sie die Funktion "Vergleichen" im Reiter "Überprüfung". Dies hebt die Unterschiede hervor, als wäre es ein Korrektor.
• Datensäuberung: Bevor Sie eine Datei an einen Kunden senden, verwenden Sie "Dokument überprüfen", um Ihre privaten Kommentare und versteckten Informationen zu löschen.
• Schriftart einbetten: Wenn Sie eine bestimmte Schriftart verwenden, denken Sie daran, sie in den Speicheroptionen einzubetten. Andernfalls sieht jemand, der die Datei öffnet, eine Standard-Schriftart und Ihre gesamte Formatierung wird durcheinandergebracht.

Wenn ich Ihnen einen einzigen gutgemeinten Rat geben müsste, wäre es dieser: Hören Sie auf, Word als einfaches digitales Blatt Papier zu betrachten. Die meisten von uns nutzen es nur zu 10% seiner Möglichkeiten und verbringen Stunden mit Dingen, die das Programm in einer Sekunde erledigen könnte. Das Geheimnis ist nicht, jeden einzelnen Befehl zu kennen, sondern zu lernen, Stile und Seitenumbrüche zu verwenden. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, die Eingabetaste nicht mehr zu drücken, um zu einer neuen Seite zu gelangen, werden Sie feststellen, dass das Dokument endlich aufhört, gegen Sie zu kämpfen, und beginnt, zusammenzuarbeiten. Es ist eine kleine Zeitinvestition zu Beginn, die Sie vor Nervenzusammenbrüchen am Ende des Projekts bewahrt.