Nutzen Sie die verborgene Kraft der Vorschau, um PDF-Dateien besser zu verwalten [Mac]

PDFs haben sich schnell zum De-facto-Standard für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten entwickelt. Ein Vorteil besteht darin, dass sie nicht einfach bearbeitet werden können, was bedeutet, dass Ihr Empfänger dasselbe sieht, was Sie gesendet haben. Ein Nachteil besteht darin, dass sie nicht einfach bearbeitet werden können, sodass selbst einfache Anpassungen unnötig komplex erscheinen.

Sie denken vielleicht, Sie benötigen Adobe-Software, um PDFs zu bearbeiten, aber der in MacOS enthaltene PDF- und Bildbetrachter Preview ist viel leistungsfähiger, als es auf den ersten Blick scheint, und es gibt eine Reihe versteckter Funktionen, die Ihnen den Einstieg in Acrobat ersparen könnten.

1. Dokumente unterschreiben

Vergessen Sie das Ausdrucken von Dokumenten zum Signieren – wenn Sie Ihre Signatur einmal in der Vorschau speichern, können Sie sie für immer zu Dokumenten hinzufügen.

1. Unterschreiben Sie Ihren Namen mit einem Stift auf einem weißen Blatt Papier. Stellen Sie sicher, dass Sie um Ihre Unterschrift herum ausreichend Leerraum lassen.

2. Blenden Sie die Markup-Symbolleiste im Menü „Ansicht“ ein.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Signatursymbol.

4. Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf die Registerkarte „Kamera“.

5. Halten Sie Ihr unterschriebenes Papier an die Kamera Ihres Computers. Versuchen Sie, die Signaturvorschau an der blauen Linie auf dem Bildschirm auszurichten, aber streben Sie nicht nach Perfektion. Sie müssen wahrscheinlich Ihren Hals recken, um in Ihrem Papier herumschauen zu können.

6. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf „Fertig“, um die Signatur zu speichern.

7. Navigieren Sie zu der Seite, die Sie signieren möchten, und klicken Sie erneut auf das Signatursymbol. Hier sehen Sie Ihre kürzlich erstellte Signatur. Klicken Sie darauf, um es einzufügen.

8. Ändern Sie die Größe und platzieren Sie Ihre Signatur mithilfe der blauen Ziehpunkte auf der Seite. Standardmäßig wird es in maximaler Größe und in der Mitte der Seite eingefügt, Sie müssen es also auch verkleinern und etwas verschieben.

9. Speichern oder exportieren Sie die PDF-Datei im Menü „Datei“. Wenn Sie das PDF speichern, überschreiben Sie das Original. Wenn Sie exportieren, erhalten Sie eine neue Datei.

2. PDFs kombinieren

Wenn Sie zwei PDFs zusammenkleben müssen, ist Preview genau das Richtige für Sie.

1. Öffnen Sie beide PDFs in der Vorschau.

2. Aktivieren Sie die Miniaturansichten-Seitenleiste über das Seitenleistensymbol.

3. Ziehen Sie die Miniaturansichten einer PDF-Datei per Drag-and-Drop auf die Miniaturansichten der zweiten. Sie können einige oder alle Seiten ziehen und an einer beliebigen Stelle nach der ersten oder vor der letzten Seite platzieren. Wenn Sie einer einseitigen PDF-Datei etwas hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die neuen Seiten direkt über der Miniaturansicht abgelegt werden.

4. Speichern oder exportieren Sie die PDF-Datei im Menü „Datei“.

3. Seitenreihenfolge in PDFs ändern

Dieser Trick nutzt auch die Miniaturansichten-Seitenleiste.

1. Aktivieren Sie bei geöffneter PDF-Datei die Seitenleiste „Miniaturansichten“.

2. Ziehen Sie die Seiten per Drag-and-Drop in die Seitenleiste, bis sie in der richtigen Reihenfolge sind. Sie können mehrere Seiten auswählen, indem Sie beim Klicken die „Befehlstaste“ gedrückt halten.

3. Speichern oder exportieren Sie das PDF.

4. Kommentieren von PDFs und Bildern

Dieser Trick funktioniert auch mit Bildern und basiert auf der Markup-Symbolleiste, die standardmäßig nicht sichtbar ist.

1. Klicken Sie bei geöffnetem Bild oder PDF auf das Symbol der Markup-Symbolleiste (oder drücken Sie „Befehl + Umschalt + A“).

2. Fügen Sie Formen ein, indem Sie auf das Dropdown-Menü „Formen“ klicken und die Form auswählen, die Sie einfügen möchten.

3. Passen Sie die Rahmen- und Füllfarben in der Markup-Symbolleiste an. Wenn Sie etwas rot umkreisen möchten, stellen Sie die Rahmenfarbe auf Rot und die Füllfarbe auf „Leer“ ein (dargestellt durch ein Quadrat mit einer roten diagonalen Linie).

4. Fügen Sie Text hinzu, indem Sie auf das Textsymbol klicken. Dadurch wird automatisch ein Textfeld in der Mitte der Seite platziert.

5. Geben Sie Ihren Text in das resultierende Textfeld ein.

6. Verwenden Sie die Markup-Symbolleiste, um die Textfarbe und -größe zu ändern.

5. Text hervorheben

Wenn Sie anhand einer PDF-Datei lernen, kann das Hervorheben von Text von unschätzbarem Wert sein. Beachten Sie, dass dies nur in einer PDF-Datei mit Live-Text funktioniert.

1. Klicken Sie bei geöffneter PDF-Datei in der Vorschau auf das Symbol der Markup-Symbolleiste (oder drücken Sie „Befehl + Umschalt + A“).

2. Stellen Sie sicher, dass die Textauswahl in der Markup-Symbolleiste aktiviert ist.

3. Wählen Sie mit dem Cursor den Text aus, den Sie hervorheben möchten.

4. Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf das Textmarker-Symbol. Wenn Sie eine Farbe auswählen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Symbol.

5. Speichern Sie die PDF-Datei, wenn Sie fertig sind. Andernfalls wird Ihre Hervorhebung gelöscht.

Bonus: Füllen Sie PDF-Formulare aus

Auch wenn das PDF-Formular, das Sie ausfüllen müssen, nicht als Formular gespeichert wurde, können Sie es dennoch mit der Vorschau ausfüllen.

1. Sobald Sie Ihr PDF geöffnet haben, bewegen Sie den Mauszeiger über eines der Formularfelder und klicken Sie.

2. Ein leeres Textfeld wird angezeigt. Beginnen Sie mit der Eingabe und der Text bleibt automatisch in der Formularzeile hängen.

3. Um die Größe des Textes zu ändern, wählen Sie ihn zunächst aus. Blenden Sie dann die Markup-Symbolleiste ein und nutzen Sie dort die Anpassungsoptionen.

Abschluss

Trotz seines einfachen Erscheinungsbilds verfügt Preview über mehr integrierte Funktionen, als es scheint. Wenn Sie das nächste Mal ein PDF-Formular ausfüllen müssen, kümmern Sie sich nicht um Adobe, sondern prüfen Sie, was Sie bereits an Bord haben.