Während bestimmte E-Mails wichtig sind, kann es manchmal ärgerlich sein, wenn zu viele E-Mails auf einmal eingehen. Manchmal gibt es einfach so viel, was eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigen kann, ohne überfordert zu werden. Das kann leicht der Fall sein, wenn immer wieder E-Mails eintrudeln. Selbst wenn Sie mitten in einer Aufgabe sind, kann es schwierig sein, sich darauf zu konzentrieren, wenn Sie jedes Mal, wenn Sie an Mail.app vorbeigehen, von diesem lästigen kleinen roten Kreis angestarrt werden.
Ein einfacher Trick, den Sie anwenden können, um eine Überlastung Ihrer E-Mails zu verhindern, besteht darin, das E-Mail-Überprüfungsintervall zu verlängern, damit Sie Zeit haben, einen Stapel E-Mails zu löschen und sich auszuruhen, bevor Sie einen anderen Stapel löschen.
Mail.app sucht standardmäßig alle fünf Minuten nach neuen E-Mails. Das bedeutet natürlich, dass Sie nur das kleine Zeitfenster von 5 Minuten haben, um alles zu erledigen, was auf Ihrem Teller liegt, bevor die nächste Runde Ablenkungen ansteht. Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“. Öffnen Sie dazu Mail, klicken Sie auf das Mail-Menü und öffnen Sie die Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Sie in den Einstellungen die Registerkarte „Allgemein“ geöffnet haben, die wie der folgende Bildschirm aussieht:
Der Teil dieses Menüs, auf den wir uns konzentrieren werden, ist die Option „Nach neuen Nachrichten suchen“. Der Standardwert ist „Alle 5 Minuten“. Ändern Sie es in „Alle 30 Minuten“ oder „Jede Stunde“. Dies wird Ihre Entscheidung sein, da Sie mit Ihren persönlichen Arbeitsgewohnheiten und Ihrer Fähigkeit, Aufmerksamkeit zu verteilen, besser vertraut sind. Mit beiden Einstellungen gewinnen Sie viel Zeit, um sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Aktualisierungen einigermaßen zeitnah erfolgen.
Schalten Sie die automatische Überprüfung vollständig aus
Eine weitere Option, die Sie auswählen können und die auch über dasselbe Menü eingestellt werden kann, ist eine Option, mit der automatische Prüfungen insgesamt deaktiviert werden. Diese Option, die als „Manuell“ bezeichnet wird, bedeutet, dass Mail.app nicht einmal daran denkt, Ihnen eine neue E-Mail zu senden, bis Sie ihm mitteilen, dass Sie bereit sind. Es legt die Macht vollständig in Ihre Hände zurück, was möglicherweise mehr ist, als Sie bewältigen möchten. Probieren Sie die Optionen aus und finden Sie heraus, was am besten zu Ihnen passt.
Die Einstellungen von Mail.app sind ein großartiger Ort, um nach weiteren kleinen Optimierungen zu suchen. Dies ist eine einfache Lösung, die nicht nur für das Zeitmanagement und die persönliche Produktivität hilfreich ist, sondern auch eine gute Sache ist, wenn man mit den Einstellungen herumschnüffelt. Es handelt sich um eine einfache Änderung, die jedoch von Mail.app-Benutzern nicht ausreichend genutzt wird.
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