Unterschrift auf einem digitalen Dokument auf PC und Smartphone einfügen

Digitale Unterschriften revolutionieren die Dokumentenverwaltung, indem sie zeitaufwändige Prozesse ersetzen, ökologisch nachhaltig sind und rechtliche Gültigkeit bieten – ideal für alltägliche Vertragsabschlüsse.

Im Alltag muss man gelegentlich Verträge für Telefonie, Bankkonten abschließen oder Kündigungsformulare, unterschriebene Lebensläufe, offizielle Briefe und diverse Mitteilungen versenden.

Bisher mussten wir den zu unterzeichnenden Teil ausdrucken, mit einem unverwischbaren Stift unterschreiben und das unterschriebene Dokument anschließend einscannen und per Fax versenden (was auch kostenlos vom PC möglich ist); es ist unnötig zu sagen, dass dies Zeit verschwendet.

Die digitale Unterschrift vereinfacht die Dokumentenverwaltung, indem sie die Notwendigkeit des Druckens oder Scannens beseitigt. Neben der Zeitersparnis verringert sie zudem den ökologischen Fußabdruck. In vielen Fällen hat eine elektronische Unterschrift rechtliche Gültigkeit, insbesondere wenn sie den eIDAS-Vorgaben in Europa entspricht. Es gibt jedoch Unterschiede: Eine gezeichnete Unterschrift reicht für informelle Zwecke, während eine fortgeschrittene digitale Unterschrift, die auf Zertifikaten basiert, für offizielle Dokumente erforderlich ist.

HINWEIS: Die hier behandelte Unterschrift ist die elektronische, nicht die digitale. Eine digitale Unterschrift muss sicher und mit einem Verschlüsselungsschlüssel verifiziert sein, und darüber sprechen wir am Ende. Die elektronische Unterschrift kann einfach oder verifiziert sein, wichtig ist, dass die die Person identifizierbar ist, die sie leistet. Wenn wir beispielsweise einem Vertrag oder Dokument, das wir unserem Steuerberater oder Anwalt zusenden müssen, unsere Unterschrift geben, können wir die elektronische Unterschrift setzen und dann die Person anrufen, um sie darüber zu informieren und die Authentizität der Unterschrift mündlich zu bestätigen. Viele Unternehmen akzeptieren mittlerweile unterzeichnete Dokumente, die per E-Mail versandt werden, anstatt zu verlangen, dass sie per Fax versendet werden. Im Streitfall wird das Gericht über die Überprüfbarkeit entscheiden. Die einfache elektronische Unterschrift ist dennoch ausreichend und perfekt zum Unterzeichnen von Dokumenten und Beitrittsformularen, für die kein digitales Identifikationsverfahren erforderlich ist.

Dokumente von Online-Diensten unterschreiben

Webdienste eignen sich ideal für alle, die schnelle Lösungen ohne Installationen suchen. Hier sind die zuverlässigsten Optionen:

• DigiSigner: Ermöglicht das Hochladen von PDF- oder Word-Dokumenten, das Zeichnen einer Unterschrift mit der Maus oder das Hochladen eines Bildes. Die kostenlose Version bietet drei Unterschriften pro Monat, ideal für sporadische Nutzung. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, aber es fehlen erweiterte Funktionen wie das Tracking.
• PDF24 Tools: Bietet unbegrenzte Unterschriften ohne Kosten, mit Werkzeugen zum Bearbeiten oder Zusammenführen von PDFs. Die Oberfläche ist übersichtlich, und die Dateien werden nach der Nutzung gelöscht, was die Privatsphäre gewährleistet.
• SignNow: Perfekt für komplexe Arbeitsabläufe, unterstützt benutzerdefinierte Felder und mehrere Unterzeichner. Verwendet AES-256-Verschlüsselung, allerdings ist der kostenlose Plan auf eine Unterschrift pro Monat beschränkt.
• SignRequest: Einfach und kostenlos, ermöglicht mehrere Unterschriften auf einem Dokument, nützlich für Petitionen. Die SSL-Sicherheit mit 256 Bit ist ein Vorteil, aber erweiterte Funktionen erfordern ein Abonnement.
• DottedSign: Bietet unbegrenzte Unterschriften in der kostenlosen Version mit Echtzeit-Tracking. Ist vielseitig für PC und Mobilgeräte, jedoch sind einige Optionen, wie die erweiterte Authentifizierung, kostenpflichtig.
• JetSign: Weniger bekannt, ermöglicht das Sammeln von Unterschriften über öffentliche Links, ideal für Massenformulare. Die kostenlose Version ist vollständig, jedoch fehlt die Integration mit Cloud-Diensten wie Google Drive.

Eine Anmerkung: Viele Dienste drängen auf Abonnements, um erweiterte Funktionen freizuschalten, was frustrierend für diejenigen sein kann, die komplett kostenlose Lösungen suchen. PDF24 Tools und JetSign zeichnen sich durch ihre Großzügigkeit aus.

Desktop-Programme

Für die Offline-Arbeit bieten die folgenden Programme robuste Lösungen:

• Adobe Acrobat Reader: Ermöglicht das Unterschreiben von PDFs durch Zeichnen oder Hochladen eines Bildes, mit der Möglichkeit, die Unterschrift zu speichern. Unterstützt Word nicht nativ, aber die Konvertierung in PDF ist einfach.
• 
  PDFgear: Kostenlos und ohne versteckte Kosten, ermöglicht das Unterschreiben von PDFs mit gezeichneten, getippten oder importierten Unterschriften. Es ist leicht und unterstützt grundlegende Änderungen.
• LibreOffice: Ideal zum Unterschreiben von Word-Dokumenten oder anderen Formaten mit dem Werkzeug „Freihandzeichen“ oder durch das Einfügen eines Bildes. Es ist völlig kostenlos und vielseitig.

LibreOffice ist die beste Wahl für diejenigen, die mit verschiedenen Formaten arbeiten, während PDFgear mit seiner Einfachheit bei PDFs glänzt. Dennoch bleibt Adobe Acrobat Reader am bekanntesten, obwohl einige erweiterte Funktionen zur kostenpflichtigen Version drängen.

Dokumente von Smartphone signieren

Apps für Smartphones machen die digitale Unterschrift sofort zugänglich. Hier sind die Hauptoptionen:

• iLovePDF: Verfügbar für Android und iOS, ermöglicht es, Unterschriften zu zeichnen oder zu tippen, mit End-to-End-Verschlüsselung. Dateien werden nach zwei Stunden gelöscht, wie in einem Beitrag auf X bestätigt. Einige erweiterte Funktionen erfordern ein Abonnement.
• Files (iOS): Vorinstalliert auf iPhone und iPad, erlaubt es, PDFs mit dem Finger oder der Apple Pencil zu unterschreiben. Die Unterschrift wird für zukünftige Verwendungen gespeichert, was den Prozess flüssig macht.
• PDFgear: Für Android bietet es eine klare Benutzeroberfläche für gezeichnete oder importierte Unterschriften, ohne versteckte Kosten.
• Dropbox Sign: Ehemals HelloSign, erlaubt drei Unterschriften pro Monat kostenlos, mit Integrationen für Google Drive und Dropbox. Es ist ideal für diejenigen, die diese Dienste bereits nutzen, aber die Begrenzung der Unterschriften kann einschränkend sein.

Native Apps wie Files sind für Apple-Nutzer bequem, aber iLovePDF und PDFgear bieten mehr Flexibilität auf beiden Plattformen. Ein Hinweis: Dropbox Sign könnte zu einem kostenpflichtigen Upgrade drängen, was für häufige Unterzeichner zu berücksichtigen ist.

Digitale Unterschrift mit rechtlichem Wert

Für offizielle Dokumente, wie Verträge oder Akten für die öffentliche Verwaltung, ist eine fortgeschrittene digitale Unterschrift erforderlich. In Deutschland sind die Hauptoptionen:

• CieSign: Verwendet die Elektronische Identitätskarte (CIE) mit einem NFC-Lesegerät und der PIN für eIDAS-konforme Unterschriften. Sicher, erfordert jedoch ein physisches Gerät.
• InfoCert: Bietet Remote-Unterschriften mit OTP-Authentifizierung. Die Kosten (ca. 45 Euro für drei Jahre) können ein Hindernis für gelegentliche Nutzer sein.

Beide gewährleisten rechtliche Gültigkeit, aber CieSign ist zugänglicher für diejenigen, die bereits eine CIE besitzen. Für internationale Dokumente unterstützen SignNow und DottedSign Vorschriften wie ESIGN und UETA, die in vielen Kontexten ausreichend sind.

Für schnelle Unterschriften sind DigiSigner, SignRequest oder JetSign ideal. Für rechtliche Dokumente gewährleisten CieSign oder InfoCert die Konformität. LibreOffice glänzt bei mehreren Formaten, während PDFgear einen Kompromiss zwischen Kostenlosigkeit und Funktionalität bietet. Die Wahl hängt von spezifischen Bedürfnissen ab, mit einem Blick auf Innovationen, die den Prozess in den kommenden Jahren vereinfachen werden.

Wie man eine digitale Unterschrift erstellen kann

Eine digitale Unterschrift zu erstellen ist ein einfacher Prozess. Mit Tools wie DigiSigner oder PDF24 Tools kann man die Unterschrift mit der Maus zeichnen oder ein Bild im PNG-Format hochladen, idealerweise freigestellt mit einem Editor wie GIMP für ein professionelles Ergebnis. Auf Grafiktabletts ermöglicht Adobe Acrobat Reader präzise Unterschriften. Auf Smartphones ist das Zeichnen mit dem Finger intuitiv, aber die Qualität hängt von der Präzision ab. Das Speichern der Unterschrift für die Wiederverwendung ist eine Maßnahme, die die Arbeit beschleunigt.

Um auf elektronischen Dokumenten zu unterschreiben, sollten wir den Touchscreen unseres Smartphones oder Tablets verwenden und dabei so genau wie möglich sein. Auf PCs und Macs sollten wir die Verwendung der Maus vermeiden und uns auf ein Grafiktablet mit Stift verlassen, um unterschreiben zu können.

Unterschreiben Sie problemlos jedes PDF- oder Microsoft Word-Dokument.

Zu diesem Zweck haben wir einen umfassenden Leitfaden erstellt, wie man ein Grafiktablett zum Unterschreiben von Dokumenten und PDFs verwendet.

Wenn es um Programme zum Unterzeichnen von Dokumenten geht, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden Wie man PDF-Formulare ausfüllt, ohne sie auszudrucken weiterzulesen.

Falls Sie eine anerkannte und zertifizierte digitale Identität benötigen, raten wir Ihnen, unseren Artikel über Wie man das SPID aktiviert zu lesen.