PDFs vom PC aus ausfüllen und Text einfügen, ohne sie auszudrucken

Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie PDF-Dokumente unkompliziert online oder mit Software ausfüllen, ohne sie drucken zu müssen – effizient und fehlerfrei.

Wenn wir ein Dokument, einen Brief oder ein Anmeldeformular haben, das wir an den Absender zurücksenden müssen, nachdem wir die obligatorischen Textfelder ausgefüllt haben, können wir anstelle eines Stifts, der das Risiko von Fehlern oder groben Korrekturen birgt (insbesondere wenn die Handschrift nicht schön ist), unseren treuen Computer verwenden. Mit den entsprechenden Programmen oder Websites können wir die erforderlichen Felder ausfüllen, ohne jedes Mal alles im PDF-Dokument drucken und scannen zu müssen (das gängigste Format für auszufüllende Dokumente).

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen alle einfachen und sofort umsetzbaren Methoden, um Text in ein ausfüllbares PDF einzufügen, ohne auch nur einen Tropfen Tinte zu verschwenden und ohne ständig den Drucker einschalten zu müssen.

Wir zeigen Ihnen sowohl die kostenlos installierbaren Programme für PC als auch die Websites, die Online-PDF-Bearbeitungsanwendungen anbieten – sehr nützlich, wenn wir kein Programm auf dem verwendeten Arbeitsplatz installieren möchten oder können (ein sehr häufiges Szenario in Unternehmen).

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Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader ist eines der beliebtesten Programme zur Verwaltung von PDF-Dateien. Hier erfahren Sie, wie Sie es zum Ausfüllen von Formularen verwenden:

Sobald Adobe Acrobat Reader auf dem PC installiert ist, öffnen wir das Programm, klicken oben auf Werkzeuge und starten das Tool Ausfüllen und Unterschreiben. Im neuen Fenster klicken wir auf Datei auswählen und laden die PDF-Datei hoch, die ausgefüllt werden muss oder in der wir Text einfügen müssen.

Automatisch öffnet Adobe das Dokument mit dem Textmarker, den wir frei an jeder Stelle im PDF platzieren können, um die erforderlichen oder bereits vom Ersteller des Dokuments vorbereiteten Felder auszufüllen (der Ersteller sollte also die auszufüllenden Felder während der Erstellung einfügen).

Am Ende der Änderungen können wir das endgültige Ergebnis ausdrucken, indem wir oben auf die Schaltfläche Drucken klicken, oder die Änderungen direkt in einer neuen PDF-Datei speichern, indem wir oben links auf Datei speichern klicken.

Kdan PDF Reader

Ein weiteres sehr gutes Programm, das als Alternative zu Adobe Acrobat Reader verwendet werden kann und kostenlos für den persönlichen Gebrauch ist, um PDF-Formulare auszufüllen, ist Kdan PDF Reader.

In einer einfachen und sehr klaren Schnittstelle können wir jede PDF-Datei hochladen und mit der Bearbeitung der Formulare oder der darin enthaltenen Felder fortfahren, einschließlich der Felder, in denen Unterschriften erforderlich sind. Auch wenn es der breiten Öffentlichkeit wenig bekannt ist, kann Kdan PDF Reader ein Programm sein, auf das man setzen kann, wenn unser Computer nicht viel RAM hat und wir etwas Schnelleres als Adobe Acrobat Reader suchen.

LibreOffice

Als Alternative zu Adobe Acrobat Reader können wir die Büro-Suite LibreOffice verwenden.

Mit dieser Suite können wir PDFs einfach und sofort laden und bearbeiten, indem wir das Programm Draw verwenden.

Nachdem LibreOffice installiert ist, suchen wir das Programm Draw im Startmenü, öffnen es und wählen oben links im Menü Datei -> Öffnen. Im Datei-Manager wählen wir die zu bearbeitende PDF-Datei aus; sie wird in der Schnittstelle mit allen Seiten sichtbar in der linken Seitenleiste geladen.

Um Änderungen vorzunehmen, klicken wir einfach auf die ausfüllbaren Felder und tippen auf der Tastatur. Um Unterschriften hinzuzufügen, können wir ein Foto davon hochladen, indem wir oben im Menü Einfügen -> Bild klicken.

Online-Tools Verwenden (Ohne Installation) von PC oder Smartphone

PDF24 Tools

Ein weiteres sehr gutes Programm, um PDF-Dokumente am PC auszufüllen und Text hinzuzufügen, ohne sie auszudrucken, ist PDF24 Tools, das sowohl als Web-Tool (ohne Installation) als auch als installierbares Programm für PC genutzt werden kann.

In beiden Fällen können wir die PDFs schnell ausfüllen, indem wir auf das Tool PDF bearbeiten klicken, das Dokument hochladen und oben die Tools Freihand schreiben oder Text hinzufügen zur Bearbeitung verwenden; wenn wir nur die Unterschrift zum Dokument hinzufügen müssen.

Wir können auch das Tool PDF-Signatur verwenden, das ein Werkzeug zum Hinzufügen der Unterschrift (neben dem nützlichen Text-Tool zum Ausfüllen) beinhaltet.

Nachdem das Dokument entsprechend bearbeitet wurde, genügt ein Klick auf PDF speichern, um eine Kopie des bearbeiteten PDFs zu speichern.

PDFescape

Hat der PDF-Ersteller vergessen, editierbare Felder hinzuzufügen? Wir können das leicht beheben, indem wir das auszufüllende PDF auf der Website PDFescape hochladen, dem besten seiner Art.

Nachdem wir die angegebene Seite geöffnet haben, klicken wir auf PDF zu PDFescape hochladen und ziehen die Datei in das Fenster oder verwenden die Schaltfläche Datei auswählen, um das auszufüllende PDF-Dokument hochzuladen.

Sobald das Dokument hochgeladen ist, nutzen wir die Werkzeuge auf der linken Seite des Fensters (Text, Formularfeld oder Freihand), um das Dokument korrekt auszufüllen, mit der Möglichkeit, Häkchen bei eventuell vorhandenen Kontrollkästchen hinzuzufügen.

Sobald das Dokument druckfertig oder zur Speicherung bereit ist, verwenden wir die Schaltflächen Dokument speichern oder Dokument drucken, um den Vorgang abzuschließen.

PDF-XChange Editor

Ein weiteres nützliches Programm zum Hinzufügen von Text in ein PDF ist PDF-XChange Editor.

PDF-XChange Editor ist ein PDF-Dokumentenleser, bietet jedoch auch ein effektives Tool zur Bearbeitung von PDF-Dateien, das in einer limitierten kostenlosen Version erhältlich ist (einige Funktionen sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar, die in unserem Fall überflüssig ist).

Sobald das Programm geöffnet ist, öffnen wir die PDF-Datei, in die wir Text einfügen möchten, und klicken oben auf Hinzufügen oder Bearbeiten, um mit der Computer-Tastatur auf das PDF zu schreiben und zwar präzise und sauber.

Am Ende der Arbeit können wir die Änderungen im Original-PDF speichern, ein neues PDF generieren oder den Druckvorgang für Papier starten.

PDFfiller

Wenn wir keine zusätzlichen Programme auf unserem Computer installieren können und/oder einen schnellen Online-Dienst benötigen, um Text in PDF-Formulare einzufügen, empfehlen wir sofort die Webanwendung von PDFfiller.

Diese Website ermöglicht es, eine Datei hochzuladen, darauf zu schreiben und sie zu speichern, indem man einen einfachen Webbrowser verwendet (sowohl Edge als auch Chrome sind geeignet). Um die Datei hochzuladen, klicken wir auf die gelbe Schaltfläche Durchsuchen Sie ein Dokument auf Ihrem Computer, wählen die zu bearbeitende PDF-Datei aus und warten auf das Erscheinen der Weboberfläche.

Im neuen Fenster, das ganz ähnlich wie ein PC-Programm ist, können wir Text in die ausfüllbaren Felder hinzufügen, indem wir oben auf Textfeld klicken und den Cursor im Textfeld platzieren, um unsere Tastatur für die Eingabe zu verwenden.

Wenn wir fertig sind, klicken wir oben rechts auf Fertig und wählen im neuen Fenster aus, ob wir das Dokument drucken, per E-Mail oder Fax senden, in sozialen Medien teilen oder als neue Datei speichern möchten (neben dem PDF-Dokument können wir auch DOC und XLS wählen).

Smallpdf

Eine gute Alternative zu den bisher gesehenen Diensten ist Smallpdf, das auch ein effektives Werkzeug zum Bearbeiten und Hinzufügen von Text zu PDFs beinhaltet.

Um diese Website zu nutzen und jede PDF auszufüllen, müssen wir lediglich die PDF-Datei hineinziehen (alternativ können wir immer die Datei auswählen nutzen), um das Bearbeitungsinterface auf Deutsch zu öffnen (was sicherlich weniger erfahrenen Nutzern hilft). Mit dem geöffneten Dokument auf der Website klicken wir oben links auf Text hinzufügen und positionieren den Cursor dort, wo wir es für richtig halten, um die erforderlichen Textfelder auszufüllen.

Am Ende der Arbeit klicken wir unten rechts auf die Schaltfläche Fertigstellen und klicken auf die Schaltfläche Herunterladen, um die bearbeitete und ausgefüllte PDF-Kopie auf unserem PC zu speichern; alternativ können wir einen der Schaltflächen in dem Fenster klicken, um das PDF per E-Mail zu senden, über soziale Medien zu teilen oder es in das Word- oder Excel-Format zu konvertieren.

PDF2Go

Die letzte Website, die wir Ihnen empfehlen möchten, um PDFs am PC auszufüllen und Text einzufügen.

Ohne sie auszudrucken, ist PDF2Go die ideale Lösung, die alle notwendigen Werkzeuge zum Bearbeiten und Ausfüllen jeglicher Art von PDF-Dokumenten anbietet.

Um das zu bearbeitende PDF einzufügen, genügt es, die Datei in die Oberfläche zu ziehen oder die Schaltfläche Wählen Sie eine Datei zu drücken, um den Datei-Manager auf Ihrem Computer zu öffnen und das hochzuladende Dokument auszuwählen.

Sobald das PDF online ist, können wir Text in die erforderlichen Felder einfügen, indem wir oben auf die Schaltfläche Text klicken, den Cursor an die gewünschte Stelle positionieren und die Tastatur verwenden, um die Daten einzugeben. Nachdem wir alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken wir oben auf Als speichern und dann auf Speichern, um die Datei zu konvertieren und automatisch die neue PDF-Datei zu generieren, die der Browser ohne unser Eingreifen herunterladen wird.

Es gibt wirklich viele Programme und Webseiten, die wir nutzen können, um PDFs am PC auszufüllen und Text einzufügen, ohne sie auszudrucken. Wenn das Dokument sehr wichtig ist und sensible Informationen enthält, empfiehlt es sich, installierbare Programme zu nutzen, ohne etwas auf Webseiten hochzuladen (ziemlich sicher, aber für die Vorsichtigen besser, sich nicht darauf zu verlassen!); wenn das Dokument jedoch dringend ist und wir keine Zeit haben, etwas zu installieren, können wir einen der empfohlenen Seiten verwenden, um den Text einzufügen und sofort das PDF mit unseren Änderungen herunterzuladen.

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