Wie Microsoft Access funktioniert und warum

Eine Einführung in Microsoft Access, um zu verstehen, wie die Datenbankverwaltung funktioniert, für wen und wofür

Microsoft Access ist eines der Programme der Microsoft Office-Reihe, das hauptsächlich im geschäftlichen Umfeld eingesetzt wird, da es diesem vorbehalten ist Datenbankmanagement.

Zu Hause, im Studium oder für einfache Arbeiten wird Excel oft für rudimentäre Listen und Datenbanken verwendet, aber in den meisten Fällen können wir sofort auf Access umsteigen und so die Unordnung vermeiden, die Excel erzeugt (insbesondere, wenn wir etwas in den Zellen „berechnen“ müssen). . ).

Es ist unmöglich, die Verwendung von Access in einem Artikel zu erklären; Auf dieser Tafel wurden mehr oder weniger komplexe Handbücher mit endlosen Möglichkeiten geschrieben. Der einzige Zweck dieses kurzen Vorbeitrags besteht darin, darauf hinzuweisen, dass Access auch Restauranttische, Hotelzimmer oder sogar Ihre Geschäftsausgaben, die ausgestellten oder erhaltenen Rechnungen, Bibliotheksbücher, die CD-Liste und jede andere Art von Daten verwalten kann.
Das Erlernen von Access zu Hause mag auf den ersten Blick wie harte Arbeit erscheinen, aber ich kann Ihnen versichern, dass Access zu großartigen Karrieremöglichkeiten führen kann (nicht viele Leute sind gut in Access) und jede Aufgabe, die Sie Ihrem Computer erleichtern, bewältigen kann.

1) Was ist Microsoft Access?

Microsoft Access ist ein RDBMSalso ein Relationales Datenbank Management Systemein relationaler Datenbankmanager, in dem Daten durch Abhängigkeitsbeziehungen verknüpft sind.

Es ist nicht für große Datenbanken geeignet, die unterschiedliche Programme erfordern Es ist die einfachste Datenbanksoftware. Der Hauptunterschied zu Excel besteht darin, dass Rohdaten in Access-Tabellen eingegeben werden müssen und nicht wie in Excel mathematische Berechnungen.

In Access müssen Sie lediglich die strukturellen Änderungen speichern Die Daten werden bei der Eingabe automatisch gespeichert.

2) Datenbank für bewegliches Eigentumsinventar

Es ist die am häufigsten verwendete Standardvorlage für Microsoft Access Liste der VermögenswerteHervorragend geeignet für den Einsatz in einem Geschäft, in einem Logistik- und Vertriebszentrum oder für den Fall, dass wir alle Gegenstände in einem Haus verkaufen möchten.

Mit diesem Modell (zugänglich durch Öffnen von Access) können wir alle zum Verkauf stehenden Produkte katalogisieren, sie in Kategorien einteilen, den Status der zum Verkauf stehenden Immobilie, den Standort des Objekts, den Eigentümer und das Kaufdatum angeben, so dass alles erhalten bleibt sortiert. Durch Drücken auf die Seite des Navigationsbereichs können wir die Elemente zwischen den verschiedenen Kategorien verschieben. Um ein neues Asset hinzuzufügen, drücken Sie oben Neu gut.

Oben in der Liste können wir die Daten per E-Mail sammeln, die Liste per E-Mail versenden, einen Bericht erstellen und über das Feld „Filter“ auswählen, wie die eingegebenen Daten gefiltert werden sollen.

3) Datenbank für Kontaktliste

Ein weiteres gültiges Modell, das wir verwenden können, ist Access KontaktlisteDamit können Sie eine vollständige Kontaktliste für Ärzte, Architekten, Anwälte, Ingenieure und jeden erstellen, der eine Liste mit Nummern zum Speichern in digitalem Format hat.

Innerhalb der Datenbank können wir die einzelnen Einträge hinzufügen, indem wir auf Vorwärts drücken Neuer Kontakt und füllen Sie die Felder mit Vorname, Nachname, Firma, Job, Kategorie, E-Mail-Adresse, geschäftlicher Telefonnummer, privater Telefonnummer, Mobiltelefon und Postleitzahl/Postleitzahl aus.

Mit weiteren nützlichen Tasten können Sie Kontakte zu Outlook hinzufügen, Adressetiketten erstellen und Felder ein-/ausblenden. Im Navigationsbereich auf der linken Seite finden Sie Tabellen, Fragen, Formulare und Berichte sowie die Verwendung von Makros.

3) Datenbank für Studentenliste

Ein Mittelschul-, Oberstufen- oder Hochschulprofessor wird die Verwendung der Vorlage sicherlich zu schätzen wissen Liste der Studierendendem Adressbuchmodell sehr ähnlich, jedoch für die Verwaltung aller Schüler der Klassen oder des Kurses konzipiert.

Um einen neuen Schüler zur Datenbank hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Student und füllen Sie alle vorhandenen Felder aus: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon, Firma und Job.

Datenbank-affine Professoren können außerdem neue Spalten hinzufügen und Noten für jedes Quartal, Semester oder Quartal (je nach Studententyp) hinzufügen oder andere nützliche Informationen für die Studentenverwaltung hinzufügen.

4) Datenbank für Eventmanagement

Ein weiteres gültiges Standardmodell, das wir für Access verwenden können Liste der VeranstaltungenKonzipiert für diejenigen, die tagsüber viele Veranstaltungen verwalten (PR, Social-Media-Manager) oder Großveranstaltungen organisieren (Hochzeitsplaner oder ähnliches).

Das betreffende Modell ähnelt vollständig dem für bewegliche Sachen: Mit der Schaltfläche „Neues Ereignis“ können wir neue Ereignisse in die Datenbank einfügen und dabei alle für die Ereignisverwaltung erforderlichen Felder ausfüllen (Titel, Startzeit, Endzeit, Beschreibung, Ort usw.). eventuelle Anhänge).

Als zusätzliche Schlüssel finden wir Sammeln Sie Daten per E-Mail, E-Mail-Liste, Berichte und das unvermeidliche Feld zum Filtern der Ergebnisse.

5) Datenbank für Aufgabenliste

Zu den interessantesten Modellen, die wir finden Aufgabenlisteunverzichtbar für Brainstorming-Gruppen, für diejenigen, die den Überblick über die von einer Arbeitsgruppe begonnenen Aktivitäten behalten und herausfinden möchten, ob die festgelegten Fristen eingehalten werden.

Auf diesem Datenbankmodell sehen wir den Schlüssel Neue Aktivität und für jeden neuen Eintrag können wir die Felder Titel, Priorität, Status, Fertigstellungsgrad, Zuweisung, Startdatum, Enddatum, Fälligkeitsdatum und Beschreibung ausfüllen.

Auch in diesem Fall können die Schlüssel verwendet werden Sammeln Sie Daten per E-Mail, E-Mail-Liste, Berichte und das Suchfeld zur besseren Verwaltung der Datenbank.

6) Vertriebspipeline-Datenbank

Das letzte Modell, von dem wir Ihnen zeigen wollen, ist Vertriebspipelinedh eine Datenbank zur Überwachung des Verkaufs eines Produkts oder einer Dienstleistung durch eine Gruppe professioneller Verkäufer.

Zur Erstellung neuer Einträge wird der Referenzschlüssel angegeben Neue Möglichkeiten und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Verkaufschancen durch Ausfüllen der Felder „Kunde“, „Mitarbeiter“, „Titel“, „Kategorie“, „Interaktionsebene“, „letztes Datum“, „Wahrscheinlichkeit“, „Umsatzprognose“ und „Rückgangsprognose“.

Schlussfolgerungen

Was ist wichtig zu verstehen über a Zugriff auf Datenbanken wie das Programm denkt: Die Tabellen sind die Grundlage der DatenFür jeden Datensatztyp müssen viele Tabellen erstellt werden, die zusammengefasst, mit Abfragen gefiltert und aus Masken eingefügt werden können.

Um zu lernen, wie man Access als Profi nutzt, können wir auch spezielle Websites wie lesen HTML.itHier finden wir Anweisungen zum Einstieg in die Nutzung von Access und zum Erstellen neuer Datenbanken.

Online-Führer auf Italienisch Für Access ist es immer noch dasjenige, das angeboten wird Microsoft-WebsiteDas bietet einen sehr detaillierten allgemeinen Überblick und wertvolle Hilfe für alle, die anfangen, Access für ihre Datenbanken zu verwenden.