Nutzen Sie "Paste Special" in der Office Suite

Haben Sie jemals versucht, einige Informationen von einer Webseite oder E-Mail in ein Word-Dokument zu kopieren (Strg + c) und einzufügen (Strg + v), nur um sicherzustellen, dass der eingefügte Inhalt nicht im gleichen Stil wie der Rest angezeigt wird? das Dokument? Der Grund dafür ist, dass das ursprüngliche HTML-Format des kopierten Inhalts dabei erhalten bleibt.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, den Inhalt einzufügen, ohne das Originalformat beizubehalten. diese Funktion heißt "Spezial einfügen". Es bietet auch einige nützliche Optionen beim Einfügen von Bildern in ein Dokument. Sie können spezielles einfügen, indem Sie "Strg + Alt + V" in der Microsoft Office-Suite und anderen Anwendungen drücken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Inhalte einfügen in zwei der beliebtesten Office-Anwendungen verwenden können: Word und Excel. Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch für Microsoft Office 2010 und höher angepasst ist.

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    Microsoft Word 2010 oder höher

    Text von einer Webseite oder E-Mail in ein Word-Dokument kopieren

    1. Nachdem Sie Text von einer Webseite in die Zwischenablage kopiert haben (Strg + C), gehen Sie in einem Word-Dokument zu Start und wählen Sie den Abwärtspfeil Einfügen - Spezial einfügen (oder drücken Sie Strg + Alt + V).

    2. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird wie unten gezeigt angezeigt:

    3. Standardmäßig ist die Option HTML-Format markiert, wenn Text von einer Webseite kopiert wird. Wenn wir diese Option mit aktivierter Option weiter einfügen, behält der kopierte Text sein HTML-Format und wird höchstwahrscheinlich gemäß der Abbildung unten im Dokument völlig fehl am Platz angezeigt.

    4. Wählen Sie stattdessen die Option "Unformatierter Text", um das HTML-Format zu entfernen und auf die Standarddokumenteinstellungen zu setzen.

    Bilder von einer Webseite oder E-Mail in ein Word-Dokument kopieren

    1. Wenn Sie Bilder in ein Internetdokument oder eine E-Mail-Nachricht kompilieren, kann ein Problem auftreten, wenn das kopierte Bild eine große Datei ist. In E-Mail-Anhängen eingebettete Bilder sind beispielsweise häufig bmp-Dateien (Bitmap), die eine der qualitativ hochwertigsten verfügbaren Bilddateien sind. Um die Qualität der Grafiken zu verringern, können Sie Inhalte einfügen verwenden. Das Dialogfeld Inhalte einfügen sollte Ihnen die folgenden Optionen bieten:

    2. Anstatt das Bild im HTML-Format zu kopieren, wie oben hervorgehoben, wird durch die Auswahl eines anderen Bildformats wie GIF, PNG oder JPEG sichergestellt, dass die Grafikgröße des Bildes reduziert wird. Dadurch ist die Gesamtdateigröße des Dokuments gering, was sehr nützlich ist, wenn Sie das Dokument per E-Mail versenden.

    Microsoft Excel 2010 oder höher

    Für diejenigen von uns, die regelmäßig Tabellenkalkulationen verwenden, kann Paste Special ein Produktivitätsgewinn sein. Hier sind einige spezielle Klebetechniken speziell für Excel.

    Datenumsetzung

    1. Ein ziemlich häufiges Problem bei der Datenbereinigung in Excel ist das Transponieren von Daten. Um beispielsweise die Spalten unserer Daten in Zeilen umzuwandeln, markieren Sie die Originaldaten und drücken Sie "Strg + C".

    2. Navigieren Sie zu einem leeren Datenbereich der Tabelle und drücken Sie "Strg + Alt + V". Wenn sich Inhalte einfügen öffnen, klicken Sie auf Transponieren.

    3. Eine transponierte Kopie der Tabelle wird nun in der Tabelle angezeigt.

    Automatische Berechnungen

    Inhalte einfügen kann bei Bedarf angewendet werden, um einfache Berechnungen wie das gleichzeitige Multiplizieren, Subtrahieren oder Addieren mehrerer Zellen durchzuführen. Im Beispiel müssen wir von den Werten von B3-B10 20 abziehen.

    1, geben Sie in eine leere Zelle den Wert 20 ein und drücken Sie STRG + C

    2. Markieren Sie die Zellen B3-B10 und drücken Sie STRG + ALT + V. Wählen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen die Option Subtrahieren unter der Rubrik Betrieb. OK klicken.

    3. Die Zellen A1-A20 haben jetzt 20 Subtraktionen von ihren Gesamtwerten.

    3. Formatieren der Grafiken

    Wenn Sie mehrere Diagramme anzeigen müssen, ist es wichtig, dass Farbe, Schriftart und Skalierung konsistent sind. Es kann jedoch äußerst mühsam sein, jede Grafik passend zu gestalten. Glücklicherweise ist Paste Special wieder nützlich.

    Im folgenden Beispiel möchten wir das Gemüsezählungsdiagramm so umwandeln, dass es wie das Obstzählungs-Kreisdiagramm aussieht.

    1. Wählen Sie das Kreisdiagramm aus und drücken Sie Strg + C. Wählen Sie das Balkendiagramm aus und geben Sie Strg + Alt + V ein.

    2. Wenn das Dialogfeld Inhalte einfügen geöffnet wird, wählen Sie Formate.

    3. Das Balkendiagramm für die Gemüsezählung wurde so formatiert, dass es einem Kreisdiagramm ähnelt, z. B. Obstzählung.

    Fazit

    Wie die obigen Beispiele veranschaulichen, kann Paste Special die Produktivität erheblich verbessern. In den meisten Fällen lassen sich komplizierte oder sich wiederholende Formatierungsaufgaben, insbesondere in Excel-Tabellen, mit nur einem Klick auf die Schaltfläche lösen. Obwohl wir nur die Verwendung in Microsoft Office erwähnen, kann es auch in vielen verschiedenen Anwendungen verwendet werden, einschließlich Gmail. Wir empfehlen Ihnen, es beim nächsten Kopieren von Text aus dem Internet in ein Word-Dokument auszuprobieren. Bitte posten Sie die Kommentare unten, wenn Sie Fragen haben.

    Bildnachweis: Kopie einfügen Kopie einfügen

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