Grundlegende Anleitung zur Verwendung von Microsoft Outlook und den Hauptfunktionen

Mini-Benutzerhandbuch für die ersten Schritte mit Microsoft Outlook, Verwendung des Menübands und der Funktionen von Messaging, Kalender, Aufgaben

Microsoft Outlook es ist das meistgenutzte und bekannteste Programm der Welt um E-Mails auf Ihrem Computer zu verwalten, auch wenn es sich um ein Programm handelt, das in der Office-Suite enthalten ist. Outlook ist in vielen Organisationen von entscheidender Bedeutung, nicht nur wegen seiner offensichtlichen Fähigkeit, E-Mails (aller Art, einschließlich PEC) zu verwalten, sondern auch wegen seiner Kalender-, Aufgaben- und Adressbuchfunktionen, die in das Microsoft-Konto integriert sind wie Gmail, einer der meistgenutzten Webdienste).

In diesem Guide zeigen wir es dir So verwenden Sie Microsoft Outlook in all seinen Funktionen, wobei die neueste von Microsoft veröffentlichte Version als Referenz verwendet wird, d Ausblick 2019). Jeder mit Microsoft Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint etc.) hat auch Outlook auf seinem Rechner und kann es für den ersten Zugriff öffnen.

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    Vollständige Anleitung zu Microsoft Outlook

    Für Unternehmen besteht der Vorteil darin, Outlook mit einem Exchange-Server zu verbinden, sodass alle dasselbe Adressbuch und dieselben Kalender gemeinsam nutzen können, was es zu einem großartigen unternehmensweiten Tool für die Zusammenarbeit macht.

    Für den Heimgebrauch wird Outlook hauptsächlich verwendet, um E-Mails auf den PC herunterzuladen und im Internet zu speichern, aber während die meisten Leute zu Hause sicherlich keinen Exchange-Server verwenden und wahrscheinlich nicht einmal wissen, was es ist it ein leistungsstarkes Aufgabenmanagement-Tool auch für den persönlichen und nicht geschäftlichen Gebrauch, zum Lesen von E-Mails, Nachverfolgen von Terminen, Organisieren von Adressbüchern und mehr.

    Wenn wir Microsoft Outlook noch nicht auf unserem Computer installiert haben, lesen Sie bitte unseren Leitfaden Alle Möglichkeiten, Office kostenlos zu verwenden und herunterzuladen.

    Benutzeroberfläche

    Da es sich um ein Produkt der Office-Serie handelt, werden wir eine vertraute Benutzeroberfläche vorfinden, die Word sehr ähnlich ist. Die Standardansicht von Outlook ist der Posteingang, oben befindet sich die Multifunktionsleiste (auch bekannt als Multifunktionsleiste).

    Die Multifunktionsleiste macht es sehr einfach, Schaltflächen zu finden, um Funktionen zu aktivieren und die Tools des Programms zu verwenden:

    • Die Registerkarte "Startseite" hat je nach Modus und Bildschirm unterschiedliche Schaltflächen.
      Auf dem Hauptbildschirm gibt es Optionen für E-Mail. Entlang des Ausblick linker Rand Es gibt Ordner, während sich unten in diesem Bereich Outlook-Modi befinden: Posteingang, Kalender, Personen, Aufgaben usw. Klicken Sie auf den Pfeil oben im Navigationsbereich, um den Bereich zu erweitern und die Ordnerstruktur des E-Mail-Kontos anzuzeigen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um auf zusätzliche Outlook-Modi zuzugreifen: Outlook-Notizen, Ordner und Verknüpfungen. Unter "Navigationsoptionen" können Sie die Reihenfolge ändern, in der die verschiedenen Elemente angezeigt werden, und die kompakte Navigation deaktivieren, wenn Sie einen großen Bildschirm verwenden.
    • Tabelle Senden empfangen es bezieht sich speziell auf Posteingangsfunktionen, erscheint aber auch in anderen Modi (Kalender, Aufgabe usw.), obwohl sie nicht die gleiche Funktionalität haben. Je nach verwendetem Nachrichtenprotokoll (IMAP oder POP) können Sie möglicherweise nur Nachrichtenkopfzeilen herunterladen, Nachrichten zum Herunterladen markieren oder abwählen und andere Funktionen (die nicht verfügbar sind) als mit IMAP I Protokoll, immer empfohlen).
    • Die Registerkarte Ordner ermöglicht es Ihnen, die Ordner des E-Mail-Kontos zu verwalten, neue zu erstellen, die Regeln für die automatische Archivierung alter E-Mails und andere Eigenschaften auszuwählen. Im Kalendermodus gibt es keinen Ordner, daher können Sie von diesem Menü aus Kalender kopieren oder verschieben. Die Ordnerstruktur ist wichtig, um Ihre E-Mails zu verwalten und zu organisieren, damit Sie keine wichtigen Nachrichten verlieren und E-Mails leichter finden. In einem anderen Artikel haben wir gesehen, wie Erstellen Sie E-Mail-Regeln und -Filter in Microsoft Outlook, um E-Mails in Ordnern zu organisieren.
    • Die Registerkarte Ansicht enthalten die wesentlichen Funktionen zum Ausblenden oder Anzeigen bestimmter Informationen und Elemente der Outlook-Oberfläche, darunter auch die Erinnern. Im Kalendermodus ist es von hier aus möglich, die Anzeige der Tage, mit einer Monats-, Wochen- oder Tagesansicht und der Farbe zu ändern.

    Die Menübandoptionen ändern sich, wie oben erwähnt, je nachdem, wo Sie sich befinden.
    Wenn wir eine neue E-Mail schreiben, finden Sie alle Schaltflächen zum Formatieren des Textes, zum Hinzufügen von Anhängen, Bildern, Formatierungsoptionen-Beschriftungen und es werden auch neue Registerkarten angezeigt:

    • Das Registerkarte einfügen Es ist in jedem Abschnitt von Outlook vorhanden und ermöglicht es Ihnen, den Inhalt von Nachrichten, Aktivitäten und Kalenderereignissen zu ändern.
    • Bei E-Mails ist die Registerkarte Optionen wo Sie die Auswahl an Thema, Farben, Schriftarten und Effekten finden, die CCN (Blindkopie, um die Empfänger der E-Mail zu verbergen) und die and Bitte um Bestätigung des Lesens der E-Mail.
    • Das Registerkarte "Überprüfung" stattdessen enthält es die automatischen Rechtschreib- und Grammatikkorrekturfunktionen, die nützlich sind, um beim Verfassen von E-Mails keine Fehler zu machen; es ist auch möglich, gesendete Nachrichten in andere Sprachen zu übersetzen.

    Alle diese Menüs ermöglichen Ihnen maximale Kontrolle über Ihre E-Mails und eine bessere Verwaltung jedes zum Programm hinzugefügten E-Mail-Kontos oder Kalenders.

    So fügen Sie E-Mail-Konten hinzu

    Kommen wir nun zur wichtigsten Phase von Outlook, nämlich der E-Mail-Konto einrichten; Diese Konfiguration kann automatisch oder manuell erfolgen, je nach Art des E-Mail-Kontos, das wir hinzufügen möchten. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, ein Konto einzurichten, das Sie auch zunächst ignorieren und später hinzufügen können; Tatsächlich können wir Outlook ohne Konto in den Modi Kalender, Aufgaben und Notizen (nicht synchronisiert) verwenden. Da es sich jedoch um ein Programm handelt, das hauptsächlich zur Verwaltung von Postfächern entwickelt wurde, lohnt es sich, sofort ein Konto hinzuzufügen, indem Sie die automatische Konfiguration.

    Um es auszuprobieren, öffnen Sie Outlook, klicken Sie oben auf das Menü Anzahlung, gehen Sie zum Informationsmenü und drücken Sie die Taste Füge ein Konto hinzu.

    Geben Sie in dem sich öffnenden Bildschirm den Benutzernamen und das Passwort der hinzuzufügenden Mailbox ein und drücken Sie Verbinden, um die Verbindung herzustellen (das IMAP-Protokoll wird als Basis verwendet, was sicherer und schneller ist). Die automatische Konfiguration funktioniert sicherlich bei bekannteren Adressen (Hotmail und Outlook.com, aber auch Gmail, Yahoo! Mail und andere bekannte Dienste), jedoch nicht bei anderen E-Mail-Anbietern, insbesondere bei Geschäftskonten oder PEC-Adressen: in diesen Fällen müssen wir zu den manuelle Konfiguration.
    Um ein Konto manuell zu Outlook hinzuzufügen, öffnen wir die Registerkarte erneut Anzahlung im Band drücken wir den Knopf Füge ein Konto hinzu, wir drücken den Artikel Erweiterte Optionen und wir checken den Artikel Manuelle Kontoeinrichtung zulassen.

    Geben Sie bei der manuellen Einrichtung einfach die E-Mail-Adresse des Kontos ein, klicken Sie auf Verbinden und konfigurieren Sie die Einstellungen manuell. Wählen Sie ein POP- oder IMAP-Konto (oder ein Exchange-Konto, wenn Sie Outlook in einem Büro einrichten), geben Sie den zu verwendenden Port ein. der Postausgangsserver, der Posteingangsserver und ob eine Verschlüsselung vorhanden ist oder nicht.

    Um mehr zu erfahren, können wir auch unsere Anleitungen dazu lesen ein Yahoo Mail-Konto zu Outlook hinzufügen, indem Sie die Einstellungen entsprechend Ihrem E-Mail-Anbieter ändern. In einem anderen Artikel habe ich auch Schritt für Schritt erklärt So konfigurieren Sie Microsoft Outlook mit GMail zum Empfangen und Senden von E-Mails vom PC.

    Besser IMAP oder POP?

    Wir haben bereits in einem anderen Artikel die Unterschiede zwischen IMAP und POP die kurz gesagt sind:

    • POP oder Postprotokoll (auch genannt POP3) ist das ältere Protokoll, das zum Herunterladen von E-Mails auf Ihren Computer verwendet wird.
    • IMAP ist das am weitesten verbreitete Protokoll und ermöglicht es Ihnen, die Struktur von Webmail-Ordnern zu kopieren und Nachrichten zu synchronisieren, ohne sie vom Mailserver zu entfernen, mit Optionen zum Herunterladen nur der Nachrichtenkopfzeilen, ohne Ihren Computer mit Tausenden von E-Mails und Anhängen zu füllen.

    Wenn möglich wir wählen immer IMAP, da dieses Protokoll sicherer ist, löscht es keine Nachrichten (außer wir tun dies) und ist schneller synchronisiert.

    Mehrere E-Mail-Konten gemeinsam verwalten

    In Outlook können Sie viele E-Mail-Konten hinzufügen und verwalten, ohne echtes Limit: Wir können dann Firmen-E-Mails, persönliche E-Mails oder die PEC-Adresse hinzufügen, sodass wir am PC immer alle Nachrichten an einem Ort erhalten. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, kann ein E-Mail-Client wie Outlook wirklich einen Unterschied machen und ermöglicht es Ihnen, Termine und Kalenderaufgaben zu verknüpfen, um Ihr Leben vollständig zu verwalten.

    Nachdem Sie Outlook zwei oder mehr Konten hinzugefügt haben, werden sie alle in der Benutzeroberfläche mit den verschiedenen verfügbaren E-Mail-Abschnitten angezeigt. Andernfalls können wir das anzuzeigende Konto auswählen, indem wir die Registerkarte öffnen Anzahlung und scrollen Sie durch die Auswahl im Abschnitt Kontoinformation. Gib ihm "Account Einstellungen"Sie können ein neues Konto erstellen, ein bereits hinzugefügtes Konto reparieren, es löschen, das bevorzugte Konto festlegen und andere Einstellungen ändern.

    Verwalten des Outlook-Adressbuchs und -Kalenders

    Um Kontakte im Adressbuch zu verwalten, öffnen Sie das Menü Menschen unten links auf der Schnittstelle und fügen Sie die Adressen und andere Details der Hauptschnittstelle hinzu. Auf demselben Bildschirm können wir das Adressbuch des Google-Kontos Yahoo! oder jedes andere dem Programm hinzugefügte Konto.

    Um persönliche Kalender anzuzeigen, können wir das Symbol unten links drücken press Kalender (neben dem Schlüssel Menschen) und verwalten Sie Termine, Urlaubskalender, Geburtstage und Notizen, die von Ihrem Microsoft-Konto oder einem der anderen zum Programm hinzugefügten Kalender (wie Google Kalender) markiert wurden.

    Der einfachste Weg, das Adressbuch aus anderen Konten wie Gmail zu importieren, ist die Synchronisierung, wie auch in der Anleitung zu sehen Adressbuch zwischen Gmail und Outlook synchronisieren und Kontakte importieren.
    Alternativ können wir vCards verwenden, wie in der Anleitung beschrieben Importieren von vCard-Dateien (vcf) in Windows-Kontakte und Microsoft Outlook.

    Erweiterte Outlook-Funktionen

    Erforschen erweiterte Funktionen von Microsoft Outlook wir können auch die anderen Artikel in der folgenden Aufzählung lesen:

    Wenn wir alle Handbücher lesen, können wir Outlook wie echte Experten verwenden.

    Schlussfolgerungen

    Microsoft Outlook sollte auf keinem Firmen- oder Arbeits- oder Studien-PC fehlen, denn es verfügt über alle Werkzeuge, um alle E-Mail-Konten, aber auch die Kontakte und den synchronisierten Kalender effizient verwalten zu können.

    Wenn wir kein Microsoft Office auf unserem Computer haben, können wir es trotzdem verwenden Outlook.com (Webversion), verwenden Sie die Integriertes Messaging in Windows 10 oder verwenden Sie einen kostenlosen Open-Source-Client wie Thunderbird, über den wir in der Anleitung gesprochen haben Thunderbird, das am häufigsten verwendete und kostenlose E-Mail-Programm auf dem PC (von Mozilla).

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