E-Mail organisieren E-Mails

Alle Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu organisieren, wenn Sie zu viele E-Mails erhalten, Spam zu vermeiden und Ihre E-Mails zu organisieren

Diejenigen, die einen Computer oder ein Smartphone für die Arbeit verwenden, erhalten täglich viele E-Mails und verschwenden viel Zeit damit, sie zu lesen und zu beantworten. Die meisten E-Mails, die im Posteingang eingehen, sind unwichtig oder sogar Spam, meist in Form von nutzloser und nerviger Werbung.

Damit das Lesen von E-Mails nicht zu einer stressigen Tortur wird, zeigen wir es Ihnen im folgenden Ratgeber wie Sie Ihre Post organisieren, wenn Sie zu viele E-Mails erhaltenum wichtigen E-Mails (die sofort gelesen werden sollen) die richtige Priorität gegenüber unwichtigen E-Mails zu geben und Benachrichtigungen für Spam-E-Mails oder sekundäre E-Mails (die vielleicht nach der Arbeit gelesen werden) vollständig zu blockieren.

Index
  1. Beste Mail-Dienste zu verwenden
  2. Wie man die Post organisiert
    1. Löschen Sie unnötige Newsletter
    2. Bekämpfung von Spam
    3. Richten Sie Filter für wichtige E-Mails und sekundäre E-Mails ein
    4. Standardantworten
    5. Erweiterungen für Gmail
    6. Desktop-Benachrichtigungen für ungelesene Nachrichten
    7. Schlussfolgerungen

Beste Mail-Dienste zu verwenden

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Nicht alle E-Mail-Dienste sind gleich: Gmail, Yahoo! Post Und Microsoft Outlook Sie sind aus organisatorischer Sicht die besten, da Sie ihre Filtersysteme verwenden können, um Spam zu blockieren oder Ihren Posteingang automatisch zu organisieren.

Wenn wir noch keinen der oben aufgeführten E-Mail-Dienste haben, ist es besser, sofort umzusteigen und die zugehörigen Anleitungen zu lesen. Zusätzlich zu den Webmail-Sites können wir auch die Mail konfigurieren Outlook-Clientgroßartig, um alle E-Mail-Adressen im Auge zu behalten, wenn wir den PC verwenden.

Wie man die Post organisiert

Um die Last von zu vielen E-Mails loszuwerden, müssen Sie Optimieren Sie Ihren Posteingang. Wie bereits mehrfach erwähnt, besteht Spam nicht unbedingt aus nicht autorisierter Werbung; sehr oft ist es so Newsletter von Websites gesendet, bei denen Sie sich mit Ihrer Zustimmung registriert haben.

Wenn wir Google Mail verwenden, wissen wir bereits alles über Gmail Priority Mail. Gmail markiert empfangene Nachrichten, die als wichtig erachtet werden, mehr oder weniger intelligent, indem der Posteingang in Registerkarten und Kategorien unterteilt wird, z. B. Updates, Werbeaktionen und soziale Netzwerke.
Dieser Anzeigestil kann auch in einen vielleicht effizienteren geändert werden, indem die ungelesenen Nachrichten im Kopf angezeigt werden, die als vorrangig angesehenen unmittelbar darunter und dann die der anderen Kategorien, die in den Einstellungen vorgenommen werden können.

Löschen Sie unnötige Newsletter

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Wenn wir viele Newsletter in Ihrem Posteingang erhalten, müssen Sie auswählen, welche davon Sie wirklich erhalten möchten und welche nicht. Jede E-Mail dieser Art enthält beim Herunterscrollen einen Link, der oft in einer kleinen und versteckten Schrift geschrieben ist, um sich von der Mailingliste zu entfernen und den Empfang dieser Nachrichten zu beenden.

Manchmal ist es ein Link zum Button Abbestellen (abmelden), manchmal ist es "Abonnement entfernen"während Sie in einigen Fällen eine neue Nachricht schreiben müssen, um die Entfernung aus der Mailingliste zu beantragen. Nachdem Sie auf gedrückt haben Abbestellenautomatisieren die seriösesten Websites das Löschen, während andere den Benutzer zwingen, sich bei seinem Konto anzumelden und die E-Mail-Benachrichtigungsoptionen zu ändern.

Google Mail ermöglicht es Ihnen auch, sich abzumelden, ohne auf die Links zu klicken (häufig Betrug), indem Sie die spezielle Funktion verwenden, die erstellt wurde, um Werbe-E-Mails abzubestellen, ohne sie zu öffnen (Abbestellen, vorhanden im Titel der empfangenen E-Mail oder in den E-Mail-Optionen). Das Problem ist so ernst, dass einige geboren wurden Dienste zur automatischen Abmeldung von Newsletternwie z. B. Unroll.me, das mit mobilen und PC-Mail-Clients (Outlook und Thunderbird) funktioniert.

Bekämpfung von Spam

Zur Spam-Bekämpfung Die Dienste Yahoo, Google Mail und Outlook.com bieten großartige Filter, aber um diesen Schutz zu erhöhen, gibt es einige kostenlose Programme zum Blockieren von Spam-E-Mails. Nachdem Sie etwas gereinigt haben, müssen Sie Organisieren Sie eingehende E-Mail-Nachrichten, indem Sie versuchen, sie zu aggregieren.

Wenn wir zu viele Nachrichten von bekommen Facebook wir können das anpassen E-Mail-Benachrichtigungen über Facebook-Nachrichtennehmen uns in die Kontoeinstellungen -> Benachrichtigungen; Auf diese Weise können wir statt einzelner Benachrichtigungs-E-Mails nur wichtige Updates und zusammenfassende E-Mails erhalten.

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Richten Sie Filter für wichtige E-Mails und sekundäre E-Mails ein

Bezüglich der Organisation eingehender E-Mail-Nachrichten in Ordnern ist dies in allen E-Mail-Diensten möglich Erstellen Sie automatische Regeln zum Filtern von E-Mails. Wenn Sie gut darin sind, Filterregeln festzulegen, können Sie dies tun Post sortieren oder automatische Antworten geben.

Wenn Sie sich zum Beispiel für die Navigaweb.net-Newsletterkönnen Sie einen Filter für alle täglichen E-Mails mit neuen Artikeln erstellen, indem Sie Filter anwenden Kategorie bewerben (Aktualisierung), Nie spammen Und Etikett auftragen (Navigaweb): und daher wird es einfach, sie jederzeit erneut zu lesen, ohne ständige Benachrichtigungen zu erhalten.

Für die wichtigsten E-Mails ist es besser, einen bestimmten Filter in Google Mail festzulegen: Wählen Sie die E-Mail aus, aus der der Filter erstellt werden soll, drücken Sie die drei Punkte oben, drücken Sie auf Nachrichten dieses Typs filternwir machen weiter Filter erstellendann setzen wir die Elemente aktivieren Immer als wichtig markieren Und Kategorie anwenden (Rektor). Wenn dieser Filter aktiv ist, werden alle wichtigen Nachrichten oben angezeigt und die Benachrichtigung kommt sofort an, ohne dass die App oder der Client geöffnet werden müssen.

Google Mail verfügt über einen hervorragenden Spam-Filter, um E-Mails basierend auf der Adresse des Absenders zu filtern und E-Mails, die von Mailinglisten empfangen werden, in die Kategorie „Aktionen“ oder „Updates“ einzuordnen.
Sie können jedoch mithilfe von Filtern dafür sorgen, dass die Nachricht von einer bestimmten Adresse automatisch gelöscht wird.
Wählen Sie dann die E-Mail aus, die Sie nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie auf "Sonstiges"Oben auswählen"Filtern Sie Nachrichten wie diese". Klicken Sie im Feld auf "Filter mit dieser Suche erstellen"und dann auswählen"löschen".

Auch die Verwendung von Sternen ist praktisch.
Normalerweise wird beim Hinzufügen eines Sterns neben Nachrichten, um sie von anderen zu unterscheiden, der gelbe Stern verwendet. In den Einstellungen können Sie auch wählen, ob Sie eine Reihe von Sternen mit unterschiedlichen Farben oder Symbolen verwenden möchten, um die Nachrichten besser unterscheiden zu können. Das effizienteste Profil ist das 4-Sterne-Profil und nicht das mit all den Sternen, die unpraktisch werden. Um die Sterne zu verwenden, klicken Sie auf das Sternzeichen neben der E-Mail. und klicken Sie mehrmals darauf, um das passende Symbol auszuwählen.

Standardantworten

Bei Google Mail können wir auch die Standardantworten festlegen mit vorkonfigurierten Vorlagen, die für die schnelle Reaktion auf sich wiederholende Nachrichten unerlässlich sind. Das Senden erfolgt nicht automatisch, aber auf diese Weise sind nur zwei Klicks erforderlich, um die Antwort zu senden, ohne dass dieselben Dinge immer wieder neu geschrieben werden müssen. In Kombination mit Filtern ist es auch möglich, automatische Antworten für bestimmte Schlüsselwörter festzulegen.

Ein weiteres großartiges Plugin für Google Mail ist Boomerang, mit dem Sie dies tun können das Versenden von E-Mails verzögern und dann postalische Nachrichten senden: Ich schreibe es jetzt, ich schicke es in zwei Stunden, für Strategie oder persönliche Organisation. Boomerang ist nur eines der nützlichsten Gmail-Plug-ins im Google Chrome-Browser.
Dann ist bei Google Mail die Schaltfläche "Verschieben" sehr nützlich, um das Lesen der E-Mails zu verschieben.

Erweiterungen für Gmail

Wer nutzt Gmail hat viel zur Verfügung Erweiterungen und Plugins, die Gmail optimieren und den Posteingang aufräumen. Unter diesen möchte ich zum Beispiel auf das Plugin hinweisen Vereinfachen Sie Gmaildas in Google Mail integriert ist und Nachrichten automatisch organisiert, indem es sie in verschiedene Spalten unterteilt.

Desktop-Benachrichtigungen für ungelesene Nachrichten

Sie können jedes Mal, wenn Sie eine neue Nachricht in Google Mail erhalten, Desktop-Benachrichtigungen erhalten, als würden Sie einen auf Ihrem Computer installierten Client verwenden.
In dem Einstellungen, scrollen Sie nach unten, um die Option für Desktop-Benachrichtigungen zu finden, und wählen Sie aus, ob Sie Benachrichtigungen nur für wichtige Nachrichten oder für alle Posteingänge erhalten möchten. Von nun an wird bei jeder neuen Nachricht unten rechts eine Warnung angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie Chrome verwenden, können Sie auch die Erweiterung installieren Checker Plus für Gmail um immer zu wissen, wie viele ungelesene Nachrichten sich auf einem Symbol oben rechts befinden.

Schlussfolgerungen

Alle oben genannten Methoden sind sehr nützlich, um den Posteingang aufzuräumen und die notwendigen Unterscheidungen zwischen Firmen-E-Mails, Arbeits-E-Mails und sekundären E-Mails zu treffen, um sie später zu lesen. Die Methoden eignen sich auch hervorragend, um Spam-E-Mails präzise zu filtern oder Newsletter abzubestellen, die zu aufdringlich sind oder gefälschte Rabatte und Coupons anbieten.

Zum Abschluss des Ratgebers empfehlen wir auch unsere Ratgeber weiter Erhalten Sie Computerbenachrichtigungen für eingehende Nachrichten mit Tools wie EmailTray oder, noch besser, Pop Peeper, die mit jedem E-Mail-Programm oder -Dienst funktionieren.

In einem anderen Ratgeber haben wir ebenfalls über die besten berichtet Tool, um Benachrichtigungen über neue E-Mails auf dem PC auf dem Desktop zu erhaltendamit Sie keine neuen Nachrichten verpassen.

Wer nichts installieren möchte, kann das auch einfach konfigurierenWindows Mail-Appkostenlos erhältlich für Windows 11 und Windows 10.

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